Die derzeitige Corona-Krise bringt bei vielen den Arbeitsalltag gehörig durcheinander. Doch gerade in Zeiten der Krise ist es umso bedeutender, seinen Alltag weiterhin gut zu strukturieren.

Während viele Arbeitnehmer derzeit von Zuhause aus arbeiten und sich neu strukturieren müssen, geht für Pflegekräfte der Arbeitsalltag nach wie vor weiter. Doch auch hier hat Corona viele Routinen zum Erliegen gebracht, Arbeitsstrukturen müssen neu geschaffen werden, oft unter großen Belastungen. War da vorher noch der geplante Arbeitsablauf, gibt es zu Corona-Zeiten vieles, was uns vom konzentrierten Arbeiten abhalten kann. Nicht selten sind wir das selbst. Klar ist: Viele von uns müssen sich jetzt eine neue Normalität erschaffen.

Dieser 6-Punkte-Plan kann helfen, deinen Tag besser zu strukturieren:

1. Rahmenbedingungen schaffen

Normalerweise gibt uns der übliche Arbeitsalltag unsere Tagesstruktur vor, beispielsweise die allmorgendlichen Besprechungen, Meetings oder die gemeinsame Mittagspause mit den Kollegen. Momentan sieht das etwas anders aus: Zwar gibt es nach wie vor bestimmte Aufgaben und Arbeitsabläufe, aber wenn feste Termine und Treffen fehlen, laufen wir nicht selten Gefahr zu denken, wir hätten noch ewig Zeit. Das kann dazu führen, dass wir Dinge aufschieben oder uns verzetteln. Gleiches gilt übrigens auch für solche, die derzeit arbeitslos sind. Auch hier fehlt der äußere Impuls. In beiden Fällen braucht es ein großes Maß an Selbstdisziplin, um Überblick und Kontrolle nicht zu verlieren. Gerade in der aktuellen Corona-Zeit, wo unser gewohntes „Zeitgefühl“ verloren geht, macht es Sinn, sich einen akribischen Zeitplan zurecht zu legen und dabei auch auf das Belohnungssystem zurückzugreifen. Dazu reicht es bereits, die zu erwartenden „Belohnungen“ gedanklich durchzugehen. Beispiel: „Obwohl ich diese Aufgabe theoretisch auch verschieben könnte, erledige ich sie am besten jetzt. Denn dann habe ich später weniger Zeitdruck.”

2. Alles der Reihe nach

Der Mythos um Multitasking ist nach wie vor gängig. Das mag hin und wieder ja auch klappen: Erledigungen dazwischenschieben, Mails „on the go“ lesen, kurz noch ein Telefonat führen, hier noch Social Media checken, und und und. Doch gerade dieses „Hopping“ reisst uns immer wieder aus der Arbeit raus. Erfahrungsgemäß braucht es im Anschluss wieder rund 15 Minuten, um sich erneut in die soeben abgebrochene Arbeit hineinzufinden. Deshalb gilt: Ablenkung vermeiden und Arbeiten, wenn möglich, immer der Reihe nach erledigen.

3. Prioritäten setzen

Die allerwichtigste Eigenschaft, um einen Tag sinnvoll zu gestalten, liegt im Setzen von Prioritäten. Dabei geht es darum, sich so zu organisieren, dass man am Ende des Tages produktiver ist. Hier hilft es, sich bereits am Vortag einen Überblick zu verschaffen, welche Aufgaben am nächsten Tag anstehen und welche besondere Priorität haben. Je nach Vorliebe, kannst du dies entweder digital via App erledigen oder auch konventionell mit Stift und Papier auf einer To-Do-Liste festhalten. Hier ist wichtig, realistisch zu planen, sich nicht zu überfordern aber auch, sich bewusst zu machen, welche Aufgaben keinen Aufschub vertragen. Hilfreich sind hier z.B. Apps wie Tick Tick oder Rememberthemilk. Auch das Eisenhower-Prinzip hilft, Prioritäten generell richtig zu setzen.

4. Konsequenzen konsequent einplanen

Um Aufgaben in einem vorgegebenen Zeitraum zu schaffen, kann es helfen, sich gedankliche Konsequenzen einzubauen. Denn in einem normalen Arbeitsalltag ist es genauso: Wenn wir nicht morgens pünktlich aus dem Haus gehen, kommen wir zu spät zur Arbeit. Möglicherweise verpassen wir dadurch die morgendliche Besprechung oder den Termin mit dem Kollegen, und so weiter. Wer in diesen Tagen beim Arbeiten primär auf sich allein gestellt ist, sollte weiterhin so verfahren: Wenn du etwas als wichtig eingestuft hast und es in dem vorgenommenen Zeitraum nicht schaffst, denke dir eine Konsequenz aus. Das gilt für Berufliches wie auch für Privates: Hast du dir zum Beispiels abends nach der Arbeit vorgenommen, joggen zu gehen oder zum Yoga und hast es nicht geschafft, baue ein zweites Training in der Woche ein oder verlängere den Zeitraum.

5. Neue Routinen entwickeln

Vieles an Arbeit geht leichter von der Hand, wenn man den Weg entsprechend vorbereitet. Leg dir beispielsweise am Abend bereits gedanklich deine Arbeitsabläufe zurecht und gehe im Geiste durch, was dich am nächsten Tag erwartet. Dabei helfen auch schon kleine Routinen, denn wir alle wissen: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und unser Tag strukturiert sich automatisch, wenn wir bestimmte Dinge wiederholen. Mehr noch: Rituale helfen uns, uns zu orientieren und geben Halt - auch in herausfordernden Zeiten.

6. Pausen einplanen

Gerade in Zeiten hoher Belastung neigen wir dazu, alles auf einmal schaffen zu wollen. Oft arbeiten wir pausenlos, nicht selten wird da mal das ruhige Mittagsessen durch einen schnellen Happen zwischendurch ersetzt. Zwar wissen wir alle, wie wichtig Pausen sind und doch nehmen wir uns im Alltag meist viel zu viel vor und vergessen, dass diese kurzen Unterbrechungen wichtige Erholungsmomente sind. Forscher gehen sogar davon aus, dass wir am produktivsten sind, wenn wir uns auf 90-minütige Arbeitspakete konzentrieren. Damit der Kopf für die nächste Aufgabe schnell wieder frei wird, empfiehlt sich eine kleine Pause von mindestens zehn bis fünfzehn Minuten. Idealerweise wechselst du hierzu den Platz und gehst einen Moment an die frische Luft.

Sabrina Lieb