Mitarbeiter/in für Seminarsachbearbeitung im Gesundheits- und Bildungswesen

Mitarbeiter/in für Seminarsachbearbeitung im Gesundheits- und Bildungswesen in Teilzeit (20 Std. / Woche)
Praktikum in Essen: im Bereich Fort- und Weiterbildung / Bildungsmanagement
Wir suchen ab sofort eine/n Mitarbeiter/in für Seminarsachbearbeitung im Gesundheits- und Bildungswesen in Teilzeit (20 Stunden / Woche).
Das ifs ist ein Systemisches Aus- und Weiterbildungsinstitut und bietet seit 1988 ein breites Angebot von Trainings- und Qualifizierungsmaßnahmen an. Seit 2019 bieten wir systemische Psychotherapie als Kassenleistung in unserer Institutsambulanz in Essen an.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n:
Mitarbeiter/in für Seminarsachbearbeitung im Gesundheits- und Bildungswesen
Worauf Sie sich freuen können:

• eine interessante und vielfältige Tätigkeit mit eigenständigem Arbeitsbereich sowie kurzen Entscheidungswegen in einem engagierten und motivierten Team
• abwechslungsreiches, vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet
• eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten
• Entlohnung in Anlehnung an TvöD/TV-L
• Beginn ab Januar 2026
• 20 - 21 Stunden verteilt auf 3 – 4 Tage pro Woche, Option der Stundenerhöhung in den nächsten Jahren.
  Ihr abwechslungsreiches Aufgabenspektrum:
• Sie organisieren sich Ihre Abläufe selbstständig und gestalten aktiv Ihren eigenen Arbeitsplatz.
• Sie übernehmen die Organisation und Administration des Empfangsbereichs, dort betreuen Sie die Telefonzentrale und empfangen unsere Besucher:innen, Teilnehmer:innen, Dozent:innen und Kund:innen.
• Sie beraten und informieren unsere Kunden und Interessenten telefonisch über unser Angebot an Aus-/ Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Sie betreuen unsere Kursteilnehmer:innen von der Anmeldung bis zum Abschluss der Weiterbildung, erledigen organisatorische und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit Seminarveranstaltungen und übernehmen veranstaltungsbegleitende Tätigkeiten sowie die Betreuung der Dozent:innen.
• Sie terminieren unsere Weiterbildungskurse in Absprache mit Dozent:innen und Tagungshäusern.
• Sie erledigen administrative Vorgänge des Büroalltags.
  Das bringen Sie mit:
• Sie verfügen über eine abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung / Studium (z.B. im Bereich der Erwachsenenbildung, des Büromanagements, Verwaltungswesens oder im kaufmännischen Bereich) und verfügen über (mehrjährige) Berufspraxis idealerweise im Bildungs-/Seminarbereich.
• Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und sind bereit, sich in die Thematik unseres Institutes einzuarbeiten.
• Ihr hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion, Loyalität und Teamgeist wird ergänzt durch Ihre strukturierte und selbstorganisierte Arbeitsweise.
• Sie bewahren in Stresssituationen einen kühlen Kopf, besitzen ein hohes Maß an Konzentrationsfähigkeit und sind ein Organisationstalent.
• Sie verfügen über eine hohe EDV-Affinität, in jedem Fall sind Sie mit MS-Office Anwendungen (Outlook, Word, Excel) sowie CRM-Systemen oder Datenbanken sehr gut vertraut.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie sind kommunikationsstark und verfügen über ein freundliches und souveränes Auftreten am Telefon sowie im persönlichen Kontakt, verbunden mit freundlicher Durchsetzungsfähigkeit.
• Ihre Kunden- und Dienstleistungsorientierung sowie eine gute Ausdrucksweise zeichnen Sie aus.
  Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen!
  Ansprechpartnerin: Dorothea Hanswille
  Schriftliche Bewerbungsunterlagen können nicht zurückgesandt werden.
  ifs – Institut für Systemische Familientherapie, Supervision und Organisationsentwicklung GmbH & Co KG
  in 45276 Essen-Steele
  Praktikum in Essen: im Bereich Fort- und Weiterbildung / Bildungsmanagement
  Wen suchen wir? Wer passt zu uns?
• Sie sind Student/in der (Sozial-)Pädagogik, Psychologie, Sozialwissenschaften, Sozialmanagement, Betriebswirtschaftslehre oder eines vergleichbaren Studiengangs.
• Sie haben die ersten Semester Ihres Studiums bereits absolviert und verfügen über erste praktische Erfahrungen (z.B. Praktika, Ausbildung, etc.).
• Sie bringen sehr gute kommunikative Fähigkeiten sowie die Fähigkeit zu eigenständigem Arbeiten mit, denn diese sind für dieses Praktikum unverzichtbar.
• Mit MS-Office Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Power Point) und dem Internet sind Sie vertraut.
• Sie sind kommunikationsstark und verfügen über ein freundliches und souveränes Auftreten am Telefon sowie im persönlichen Kontakt.
• Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und sind bereit, sich in die Thematik unseres Instituts einzuarbeiten.
• Sie möchten für mindestens 3 Monate ein Praktikum absolvieren.
  Was sind die Aufgabenbereiche des Praktikums?
• Kennenlernen und Unterstützen des Verwaltungsteams im Tagesgeschäft.
• Katalogisierung und Betreuung der Institutsfachbibliothek.
• Betreuung des Anmeldeverfahrens: Sichtung der Bewerbungsunterlagen für unsere Weiterbildungen / Prüfung der Zugangsvoraussetzungen.
• Vor- und Nachbereitung der Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen (Vervielfältigung der Seminarunterlagen, Erstellen der Teilnahmebescheinigungen etc.).
• Erstellen und Auswerten der Feedbackbögen der Seminare.
• Mitorganisation und Teilnahme an Workshops und Fachtagen (Betreuung und Begrüßung bei der Einschreibung und des Tagungsbüros).
• Marketing- und Mailingaktionen sowie Erstellen von Infomaterial, Flyern und Präsentationen.
• Pflege der Internetseite und der Weiterbildungsdatenbanken im Internet.
• Beratung von Interessenten in Weiterbildungsfragen.
• Unterschiedliche Recherchearbeiten.
• Mitwirkung in Projekten.
  Was können wir bieten?
• Ein Praktikum mit dem Schwerpunkt auf praxisorientierter Aus-, Fort- und Weiterbildung.
• Kostenlose Teilnahme an den während der Praktikumsdauer angebotenen Workshops und Fachtagen.
• Nutzung der Institutsbibliothek.
• Als Dauer für ein solches Praktikum sehen wir idealerweise 3-6 Monate vor. Möglich ist auch ein längeres studienbegleitendes Praktikum während des Semesters.
  Was ist das ifs? Wer sind wir?
  Das ifs ist ein Systemisches Weiterbildungsinstitut und bietet seit 1988 ein breites Angebot von Aus-, Fort- und Weiterbildungen sowie Trainings- und Qualifizierungsmaßnahmen an, welche von systemischer Familientherapie, Familienberatung, Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie, Traumatherapie bis hin zu systemischem Coaching und Supervision reichen. Die Zielgruppe sind dabei sowohl MitarbeiterInnen aus der psychosozialen Versorgung als auch InteressentInnen aus der Wirtschaft, Unternehmensberatung oder Personalentwicklung.
  Das Trainernetzwerk des ifs bietet im Rahmen von ifs – consulting außerdem Institutionen, Unternehmen und Organisationen professionelle Prozessbegleitung bei Veränderungsprozessen an.