Leitungsassistenz (all genders) für die Direktorin der Klinik für Kinder- und Jugendmedizin
Standort: Hamburg
Anstellungsart: Festanstellung, Teilzeit, Vollzeit
Mitarbeiteranzahl: mehr als 10.000
Umsatz: 425 Mio. bis 850 Mio. EUR
Branche: Gesundheitswesen
Stellenbeschreibung
Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.
Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte.
Ihre Aufgaben – Verantwortung mitgestalten
- Zentrale Unterstützung der Klinikdirektorin: Koordination und Steuerung administrativer Prozesse
- Allgemeine Assistenzaufgaben: Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Überwachung der Wiedervorlage, Terminorganisation und -koordination, Ablage, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
- Personalmanagement: Begleitung von Bewerbungsprozessen, Onboarding neuer Mitarbeitender sowie Betreuung von Famulant:innen und PJ-Studierenden
- Drittmittelverwaltung: Überwachung und Abwicklung von finanziellen Zuwendungen aus Forschungsgeldern, Industriekooperationen, Stiftungsmitteln und Spenden
- Kommunikation & Organisation: Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, enge Zusammenarbeit mit zentralen Verwaltungsbereichen, insbesondere Personalabteilung, Drittmittelverwaltung und Facility Management
- Veranstaltungsmanagement: Organisation von internen Fortbildungen und wissenschaftlichen Kongressen
- Reise- und Terminmanagement: Planung und Abrechnung von Dienstreisen
- Qualitäts- und Prozessmanagement: Mitwirkung an klinikinternen Verbesserungsprozessen
- Betreuung des Klinikauftritts: Pflege der Internet- und Intranetpräsenz
- Projektmanagement: Übernahme ausgewählter Projekte
Darauf freuen wir uns
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Verwaltungsfachangestellte:r, Kauffrau:mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Organisationsstärke, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Fundierte MS-Office-Kenntnisse
- Erfahrung im medizinischen Umfeld oder Kenntnisse in Systemen wie SAP, Soarian sind von Vorteil
- Teamgeist, Kommunikationsfähigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
Das bieten wir
- Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
- Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
- Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
- Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
- Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
- Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
- Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände
Immunitätsstatus
Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.
