Pflegedirektion

Assistenz der Pflegedirektion (d/w/m)

Bewertung: 3.43 von 5 Sternen
Standort: Berlin-Mitte
Anstellungsart: Vollzeit
Eintrittsdatum: Ab sofort
Dauer der Anstellung: Unbefristet
Bewerbungsfrist: 28.02.2025
Einsatzort: Charité - Campus Charité Mitte
Kennziffer: 4282
Entgeltgruppe: E8

Über die Position
Als Assistenz der Pflegedirektion (m/w/d) der Charité sind Sie eine der entscheidenden Ansprechpersonen für die Pflegedirektorin, das Team der Pflegedirektion und die Führungskräfte der Pflege. Dabei arbeiten Sie eng mit Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen der Charité zusammen. Hierfür suchen wir eine Persönlichkeit mit Tatkraft, Professionalität und Empathie.

Wir sind ein innovatives, motiviertes und offenes Team. Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent und der Fähigkeit zum Priorisieren behalten Sie trotz herausfordernder Themenvielfalt stets den Überblick und freuen sich auf Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung im pflegerischen Bereich.

Ihre Aufgaben

• Zentrale Ansprechstelle für das Team der Pflegedirektion
• Selbstständige Korrespondenz zu vielfältigen Themen der Pflegedirektion
• Eigenverantwortliches Terminmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings, Klausurtagungen und Veranstaltungen
• Übernahme von Teilprojekten und Zuarbeit in vielfältigen Projekten der Pflegedirektion
• Mitorganisation und Nachbereitung von Veranstaltungen (z. B. Fortbildungsveranstaltungen, Symposien)
• Allgemeine Koordinations- und Organisationsaufgaben (z. B. interne und externe Korrespondenz, Dokumentenablage, Raumbuchungen)
• Materialbeschaffung und Verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe / nicht kaufmännische Freigabe)
• Vorbereitung von formalen Anträgen für Personalmaßnahmen (u. a. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeiterhöhungen und -reduzierungen, SOP und Weiterbildungsanträge)
• Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem
• Koordination von Bewerbungsverfahren und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter
• Personalverantwortung gegenüber Auszubildenden
• Pflege des Intranetauftritts des Pflege- und Funktionsdienstes

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Sekretärin / Sekretär im Gesundheitswesen oder Bürokauffrau / Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung als Assistenz oder im Büromanagement, idealerweise im universitären Umfeld oder in vergleichbaren Positionen
• Sicherer Umgang mit allen gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, Power Point)
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
• Freundliches und sicheres Auftreten
• Selbstständiges und aktives Arbeiten im Team
• Gutes Auffassungsvermögen, Flexibilität und Belastbarkeit
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Diskretion und Loyalität
• Engagierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Selbstverständnis als Dienstleisterin / Dienstleiter
• Erfahrungen mit an der Charité genutzter Verwaltungssoftware wünschenswert (Polypoint PEP, SRM)

Das bietet die Charité

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
• Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
• Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte in den Bereichen Shopping, Reisen, Sport
• Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
• Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007

Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E8 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben.
• Die Arbeitszeit beträgt 38,5 Wochenstunden
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
• Die Bewerbungsfrist endet am: 28.02.2025
• Kennziffer: 4282

Vorteile und Leistungen

• Faire Löhne und Arbeitskonditionen
• An der Charité erwarten Sie Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub.
• Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar. Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.
• Leben und Arbeiten in Berlin. Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.