Leitungsassistenz (all genders) für die Direktorin der Klinik für Kinder- und Jugendmedizin
Job-ID: J000004358
Art der Anstellung: Unbefristet
Arbeitszeit: Vollzeit/Teilzeit
Bewerben bis: 07.04.2025
Unternehmensteil: UKE_Zentrum für Geburtshilfe, Kinder- u. Jugendmedizin
Tätigkeitsbereich: Management & Verwaltung
Das macht die Position aus
Die Klinik für Kinder- und Jugendmedizin am Kinder-UKE ist eine hochspezialisierte Klinik der Maximalversorgung. Hier arbeitet ein engagiertes interdisziplinäres Team aus:
- Ärzt:innen
- Pflegefachkräften
- Diätassistent:innen
- Psycholog:innen
- Sozialarbeiter:innen
- Verwaltungskräften
Um Kinder und Jugendliche mit komplexen und seltenen Erkrankungen bestmöglich zu betreuen. Durch die enge Verzahnung von Forschung, Lehre und klinischer Praxis bieten wir ein dynamisches Arbeitsumfeld mit lokalen und internationalen Kooperationsmöglichkeiten.
Ihre Aufgaben – Verantwortung mitgestalten
- Zentrale Unterstützung der Klinikdirektorin: Koordination und Steuerung administrativer Prozesse
- Allgemeine Assistenzaufgaben: Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Überwachung der Wiedervorlage, Terminorganisation und -koordination, Ablage, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen.
- Personalmanagement: Begleitung von Bewerbungsprozessen, Onboarding neuer Mitarbeitender sowie Betreuung von Famulant:innen und PJ-Studierenden.
- Drittmittelverwaltung: Überwachung und Abwicklung von finanziellen Zuwendungen aus Forschungsgeldern, Industriekooperationen, Stiftungsmitteln und Spenden.
- Kommunikation & Organisation: Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, enge Zusammenarbeit mit zentralen Verwaltungsbereichen, insbesondere Personalabteilung, Drittmittelverwaltung und Facility Management.
- Veranstaltungsmanagement: Organisation von internen Fortbildungen und wissenschaftlichen Kongressen.
- Reise- und Terminmanagement: Planung und Abrechnung von Dienstreisen.
- Qualitäts- und Prozessmanagement: Mitwirkung an klinikinternen Verbesserungsprozessen.
- Betreuung des Klinikauftritts: Pflege der Internet- und Intranetpräsenz.
- Projektmanagement: Übernahme ausgewählter Projekte.
Darauf freuen wir uns
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Verwaltungsfachangestellte:r, Kauffrau:mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Organisationsstärke, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Fundierte MS-Office-Kenntnisse.
- Erfahrung im medizinischen Umfeld oder Kenntnisse in Systemen wie SAP, Soarian sind von Vorteil.
- Teamgeist, Kommunikationsfähigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein.
Das bieten wir
- Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
- Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
- Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
- Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
- Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
- Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
- Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände
Immunitätsstatus
Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.
Über uns
Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt.
Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
