Wie sieht ein optimaler Dienstplan aus? Und wie lange im Vorlauf sollte er bereitstehen? Diesen Fragen widmete sich zuletzt der Deutsche Berufsverband für Pflegeberufe (DbfK) in einer Studie. Wir haben die wichtigsten Schlussfolgerungen im Überblick zusammengestellt und geben Tipps zur Dienstplangestaltung.

Unter dem Motto „Mein Beruf: Pflegen“ rückte der Deutsche Bundesverband für Pflegeberufe (DbfK) vergangenes Jahr die Themen Arbeitszeit und Dienstplan in den Fokus. Wirkt sich dieses Thema doch oft auf das Privatleben aus, ist es für Pflegende besonders relevant. Bestandteil der Studie war eine rund sechswöchige Umfrage unter mehr als 2.300 Fachkräften aus der Pflege. Dabei zeigen die Studienergebnisse sehr deutliche Kriterien, die aus Sicht des Personals für einen guten und nachhaltigen Dienstplan gelten müssen:

1. Dienstplangestaltung mit mindestens vier Wochen Vorlauf
2. Verlässliche Angaben
3. Eingebaute Puffer für kurzfristigen Personalmangel, beispielsweise bei Krankheitsfällen
4. Mehr Personal, um das Arbeitsaufkommen besser schultern zu können

Tipps und Tricks für einen optimalen Dienstplan

Das kennt vermutlich jeder beruflich Pflegende: Dienstpläne sehen dann doch anders aus, als ganz zu Beginn einmal festgelegt. Spontane Verschiebungen, Freiwünsche und Krankheitsfälle bringen schnell alles wieder außer Plan. Was alles passieren und dazwischen kommen kann, lässt sich zwar auch nicht mit einem optimal geschriebenen Dienstplan vorhersagen, allerdings kann vorgedacht werden. Mit ein paar Tricks also, lassen sich die größten Risiken reduzieren und Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter schaffen, die verlässlicher sind.

Tipp 1: Einen Jahresdienstplan erstellen

Die Praxis zeigt: In der Regel werden Dienstpläne monatlich erstellt, was jedoch dazu führt, dass vor allem „dünn“ besetzte Zeiten nicht vorhersehbar sind. Pflegedienstleitungen sei daher geraten, spätestens zu Beginn eines neuen Jahres einen Jahresdienstplan zu erstellen, in denen alle Mitarbeiter/innen ein- und vorgeplant sind. Dabei sollten auch die Dienstwochenenden festgelegt und bereits planbare Personalengpässe, beispielsweise aufgrund von Urlaub, Fortbildung oder Schulzeiten, terminiert sein. Vorteil einer Jahresdienstplanung ist, dass personalschwache Zeiten und Engpässe frühzeitig eruiert werden können und keine Fehlkalkulationen durch Überstunden kompensiert werden.

Tipp 2: Urlaubsspitzen reduzieren

Wie eben beschrieben, sollte eine Urlaubsplanung in jeder Einrichtung spätestens zu Anfang eines Jahres vorliegen. Damit das Problem der Urlaubsspitzen umgangen werden kann, sollte dabei bereits festgelegt sein, wie viele Urlaubstage im Monat maximal vergeben werden dürfen. Dabei addiert man alle Jahresurlaubsansprüche der Mitarbeiter (inkl. Resturlaub aus dem Vorjahr) und teilt diese Summe durch die Monatszahl, 12. Um die Obergrenze (bzgl. der maximal planbaren Urlaubstage) zu berechnen, addiert man zusätzlich 20 Prozent, für die Untergrenze zieht man 20 Prozent ab.

Tipp 3: Die Nettoarbeitszeit verplanen

Um zu verhindern, dass unter zu vielen Überstunden gearbeitet wird, sollten Pflegedienstleitungen die Nettoarbeitszeit verplanen. Das heißt, nicht die Bruttoarbeitszeit wird verplant, sondern lediglich 80 Prozent davon. Wichtig ist das insofern, um etwaige Krankheiten, Fortbildungen oder Urlaubszeiten mitzuberücksichtigen. Wird sich hingegen auf die komplette Bruttoarbeitszeit bezogen, läuft man Gefahr, dass jeder außerplanmäßige Einsprung eines Mitarbeiters automatisch zu Überstunden führt. Diese Negativspirale gilt es zu Durchbrechen.

Tipp 4: Fortbildungen einplanen

Jede Pflegedienstleitung muss jährlich eine Fortbildungsplanung vornehmen, die auch vom Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) veranschlagt wird. Hier sollte frühzeitig eingeplant werden, wer wann welche Fortbildung besucht. Dabei sollten die Fortbildungstage sinnvoll über das Jahr verteilt sein, damit die Dienstplanung nicht zu sehr beansprucht wird. Dazu gehört allerdings auch, dass Fortbildungen, wenn möglich, nicht in die Ferien- oder Schulzeiten der Auszubildenden fallen.

Tipp 5: Engpässe frühzeitig erkennen

Wochenenden, Urlaubszeiten, Feiertage wie Weihnachten und Silvester ergeben klassische Engpässe im Jahresverlauf. In einigen Bundesländern kommen darüber hinaus noch weitere Urlaubstage oder dienstfreie Zeiten hinzu, beispielsweise an Karneval. Feiertage müssen gut eingetaktet, Urlaub und Abwesenheitszeiten von Auszubildenden ( beispielsweise durch Schulbesuche oder Praktika) vorbereitet sein. Hier empfiehlt es sich frühzeitig einen Ausbildungsplan einzuholen, aus denen die Schul- und Praktikumszeiten hervorgehen. Interne Feste und Veranstaltungen im Haus, wie ein Tag der offenen Tür, das alljährliche Sommerfest oder weitere betriebstypische Anlässe, sollten ebenfalls mitberücksichtigt werden. Hier werden in der Regel immer mehr Einsatzkräfte gebraucht.

Tipp 6: Ausfallmanagement betreiben

Mitarbeiter fallen kurzfristig aus, das ist Gang und Gäbe. Zum Problem wird es dann, wenn keine Notfallpläne oder Strategien vorliegen, um Ausfälle decken zu können. Was dann passiert, ist unweigerlich: Es kommt zu Panik, zu Hektik und schnellen Griffe zum Telefon, um kurzfristig abzufragen, wer denn jetzt noch schnell einspringen kann. Um den Personalausfall zu kompensieren, ist meist ein enormer Organisationsaufwand vonnöten. Hier kann ein konsequentes Ausfallmanagement in drei Schritten helfen:

1. Nicht jeden kurzfristigen Personalausfall automatisch ersetzen. In manchen Fällen kann eine Schicht auch mit einem Pfleger weniger bestritten werden.
2. Eine Regelung finden, welcher Mitarbeiter wann einspringen kann. Um zu vermeiden, dass nicht immer dieselben bei einem Ausfall antreten müssen, sollten Reihenfolgen im Team festgelegt werden. Dabei kann man sich auch an den bereits geleisteten Überstunden der einzelnen Mitarbeiter orientieren.
3. Krankenrückkehrgespräche sind eine gute Maßnahme, um Ausfälle zu reduzieren. Hier können mögliche Ursachen am Arbeitsplatz für die Krankheit identifiziert und nachhaltig behoben werden.

Sabrina Lieb