Kommst du aus einer Nachtschicht nach Hause, willst du eigentlich nur noch die Füße hochlegen. Wäre da nicht der Haushalt, der wartet, Kinder, die bespaßt werden wollen und Partner:innen oder Freund:innen, mit denen man ebenfalls Zeit verbringen will. Das Sozialleben soll unter dem stressigen Job als Pflegefachkraft nicht allzu sehr leiden. Wir verraten, wie du mit einem optimalen Zeitmanagement im Alltag deine freie Zeit besser für dich und deine Erholung nutzen kannst, anstatt dich in Care- und Haushaltsarbeit zu verlieren.

Hast du mal wieder eine Doppelschicht geschoben, weil du spontan eingesprungen bist? Ist auf deiner Station mal wieder Land unter und du brauchst aktuell mehr Zeit als sonst zur Erholung? Dann kann es ganz schön schwierig werden, seine To-Do’s im Alltag gewissenhaft zu erledigen und sich selbst nicht zu vernachlässigen. Schließlich kommt zu der Erschöpfung noch dazu, dass wir uns immer schneller ablenken lassen, von den sozialen Medien oder von Dingen, die mehr Spaß machen als das, was wir eigentlich erledigen müssen.

Damit du produktiv bleibst, nicht die Motivation verlierst und immer genug Zeit für dich selbst hast, stellen wir dir 5 Methoden und 7 schnelle Tipps vor, wie du mehr Struktur in deinen Alltag bekommst, um genug neue Energie zu tanken.

Deine Vorteile bei effektivem Zeitmanagement:

• weniger Stress
• mehr Produktivität und Effizienz
• weniger Zeitdruck
• klare Grenzen zwischen Arbeit, Haushalt, Freizeit und Sozialleben
• weniger Prokrastination
• mehr Zeit für dich
• du erreichst deine Ziele

Methode 1: Aufgaben priorisieren nach dem Eisenhower-Prinzip

Vermutlich kommt dir dieses Szenario bekannt vor: Du willst die zahlreichen Alltagsaufgaben, die sich neben deinen Schichten aufgestaut haben, abarbeiten, weißt aber überhaupt nicht, wo du anfangen sollst. Stattdessen überfordern dich schon deine Gedanken an deine vielen To-Do’s und du gibst frustriert auf, bevor du überhaupt gestartet hast. Kein Wunder, denn wenn du vor dir immer nur den Gipfel in weiter Ferne siehst, kommt dir der Weg dorthin umso steiniger vor.

Die Lösung: Priorisiere deine Aufgaben vorm Erledigen klar und deutlich. Ein bekanntes Zeitmanagement-Tool dafür ist das Eisenhower-Prinzip. Dazu erstellst du eine Liste mit deinen Aufgaben und unterteilst diese anschließend in folgende vier Kategorien, die vorgeben, wann und wer diese Aufgabe erfüllen soll:

• Wichtig und eilig: Erledigen (und zwar sofort und selbst).
• Unwichtig, aber eilig: Delegieren (zum Beispiel an den/die Partner:in).
• Wichtig, aber nicht eilig: Terminieren (und selbst zu einem bestimmten Termin erledigen).
• Unwichtig und nicht eilig: Ablegen (oder gleich ganz in den Papierkorb verschieben).

So erledigst du im Anschluss wichtige Aufgaben zuerst und sortierst Unwichtiges direkt aus. Wichtig ist dafür, dass du dieses Modell vorher mit den Personen in deinem engsten Umfeld besprichst, damit diese dich unterstützen können und dies auch bereitwillig tun (insbesondere beim Punkt Delegieren). Zum Beispiel mit den Menschen, die dir im Haushalt helfen oder dich bei der Kinderbetreuung unterstützen.

Methode 2: Intervalle definieren für besseres Zeitmanagement im Alltag

Eine weitere effiziente Methode für besseres Zeitmanagement im Alltag ist die Pomodoro-Technik, die ihren Ursprung bereits in den 80er-Jahren hat.

Hierbei geht es darum, deine Zeit effizienter zu nutzen und sie nicht mit sinnlosen Aufgaben verstreichen zu lassen. Besonders viel davon geht übrigens dabei drauf, wenn wir wahllos im Netz surfen oder uns durch Instagram-Profile scrollen – hallo Aufschieberitis. Das soll mithilfe von Pomodoro vermieden werden. Und so geht’s:

Du unterteilst eine größere Aufgabe in Einzelschritte, die du in 25-minütigen Zeitintervallen (Pomodoros genannt) abarbeitest. Nach jedem dieser Abschnitte gönnst du dir eine Pause.

Das Ziel dahinter: Du arbeitest wesentlich effizienter, wenn du nur eine gewisse Zeitspanne für eine Aufgabe zur Verfügung hast, und kommst währenddessen sogar in einen sogenannten Flow-Zustand, in dem du voll auf eine Sache konzentriert bist und dir Dinge viel leichter von der Hand gehen.

Außerdem steigerst du deine Motivation, denn nach jedem Zeitabschnitt, hinter den du einen Haken setzt, wirst du dich besser fühlen – und hast am Ende noch mehr Zeit für dich und deine Erholung oder deine Liebsten über.

Methode 3: ALPEN-Strategie für die effiziente Tagesplanung

Keine Soge, so anstrengend, wie es klingt, wird es nicht. Denn die Buchstaben A, L, P, E und N haben nichts mit dem Gebirge zu tun. Sie stehen für die fünf Schritte, die du für ein besseres Zeitmanagement im Alltag bei deiner Tagesplanung beachten solltest.

Diese Methode lässt sich nicht nur klassisch auf den Arbeitstag im Job anwenden, sondern auch auf Dinge, die du als Pflegefachkraft privat erledigen musst, zum Beispiel den Haushalt, Arztbesuche mit den Kindern, bürokratische Verpflichtungen oder Besuche bei den Eltern. So funktioniert die ALPEN-Methode für ein besseres Zeitmanagement in deinem Alltag:

• Aufgaben definieren: Dafür schreibst du alle noch so kleinen und großen To-Do’s auf eine Liste, am besten bereits am Abend des Vortages, damit du gleich am nächsten Tag strukturiert startest.
• Länge einschätzen: Terminiere jede Aufgabe nach realistischem Aufwand, indem du die wahrscheinliche geplante Dauer hinter jede Aufgabe schreibst. Tipp: Plane lieber ein bisschen mehr Zeit ein als zu wenig, um dich nicht zu stressen.
• Pufferzeiten einplanen: Verzögerungen und Unterbrechungen bei einer Aufgabe sind völlig normal, sei es durch Kinder oder eingehende Anrufe und Mails. Plane zwischendurch genug Pausenzeiten ein, damit die Erledigung deiner Aufgaben realistisch bleibt.
• Entscheidungen treffen: Jetzt geht es wieder darum, Prioritäten zu setzen. Also zu entscheiden, welche Aufgabe wie schnell erledigt werden sollte. Bei der Priorisierung helfen kann dir das bereits unter Punkt 1 erläuterte Eisenhower-Prinzip.
• Nachkontrolle: Am Ende jedes Tages ziehst du Bilanz. Hast du alle deine Ziele erreicht und die Aufgaben zufriedenstellend erledigt? Und zwar in der von dir vorab geschätzten Zeit? Was hat gut geklappt, was gar nicht? Mithilfe dieser Erfahrungen kannst du für den nächsten Tag planen. Nach und nach werden sich alle Standardaufgaben wiederholen, sodass du ein Gefühl dafür bekommen wirst, wie viel Zeit du wirklich brauchst, welche Tätigkeiten dir leichter von der Hand gehen und welche weniger.

Methode 4: Iss den Frosch, am besten schon morgens

Bei „Iss den Frosch“ oder „Eat the Frog“, wie es im Original heißt, geht es nicht um eine kulinarische Vorliebe, sondern eine Zeitmanagement-Methode. Und die hat ihren Ursprung in einem Zitat von Mark Twain. Es lautet: „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tue es am besten gleich als Erstes am Morgen.“

Dahinter steckt der Gedanke: Große, unangenehme Aufgaben sollte man am Tag immer zuerst erledigen. Das sorgt dafür, dass diese Aufgabe nicht nur direkt zuverlässig erledigt ist (je weiter der Tag voranschreitet, desto unkonzentrierter und unmotivierter könntest du schließlich werden), sondern motiviert dich auch, alle weiteren Aufgaben zu erledigen. Denn die Schlimmste ist ja schließlich schon weg.

Finde jeden Tag heraus, welche Aufgabe die herausfordernste sein wird, erledige diese direkt und genieße das befreiende Gefühl. Die kleineren To-Do’s werden dir im Anschluss mit Leichtigkeit von der Hand gehen, wetten?

Methode 5: Aufgaben in Scheibchen schneiden mit der Salami-Taktik

Die Wäsche im Bad türmt sich, wichtige Unterlagen stapeln sich auf deinem Schreibtisch und du willst auch endlich mal wieder joggen gehen? Jetzt sind kleine Schritte sinnvoll, damit du durchstarten kannst.

Von der sogenannten Salami-Taktik hast du vielleicht schon mal gehört. Dabei geht es darum, eine große Gesamtaufgabe in kleine, überschaubare Einheiten (Salamischeiben) zu zerlegen und sich für deren Erledigung feste Termine zu setzen.

Dadurch verlieren sie an Komplexität, wodurch das Anfangen und Schritt-für-Schritt-Abarbeiten dann gleich viel schneller geht. Schließlich schiebt man die Aufgabe länger vor sich her, je komplexer und größer sie ist.

Bedeutet konkret: Sortiere ein paar wenige Unterlagen weg und nicht gleich den ganzen Stapel, jogge 15 Minuten und nicht direkt 30 oder bügle nur drei Hemden statt den Inhalt des ganzen Wäschekorbs. Wenn du einmal angefangen hast, wirst du merken, dass du nach und nach auch den Rest schaffen kannst.

7 Tipps für eine bessere Zeiteinteilung:

• Ziele setzen: Nicht nur im Berufsleben, sondern auch im Alltag motivieren dich klare Ziele, deine Zeit sinnvoll zu nutzen. Wenn du weißt, was du erreichen möchtest und warum, kannst du dein Zeitmanagement darauf ausrichten. Dabei kann es sich um größere Herausforderungen wie das Erlernen einer neuen Sprache, aber auch um kleinere Zielsetzungen wie die Planung eines Mädelswochenendes oder endlich den Vorsorgetermin zu machen handeln. Ein smartes Tool zum Erreichen deiner Ziele stellen wir dir hier vor.
• Tages- und Wochenplanung mit Deadlines: Am Ende der Woche einen Plan für die neue zu erstellen und am Ende des Tages den nächsten zu planen, hilft dir, den Überblick zu behalten. So vergisst du nichts Wichtiges, behältst Struktur und kannst am Montag bzw. am Morgen direkt loslegen. Außerdem hast du so direkt vor Augen, ob die Balance aus Arbeit, Privatleben und Freizeit stimmt. Neigst du dazu, Dinge aufzuschieben, setze dir Deadlines, bis wann du etwas erledigt haben willst. Damit du sie auch wirklich einhältst, kannst du deine:n Partner:in oder Freunde darüber informieren oder sie bitten, dir „in den Hintern zu treten“.
• Handy aus: Um dich voll auf deine Aufgaben zu konzentrieren, schalte in dieser Zeit das Handy stumm oder lege es weg. Ohne die Ablenkung kommst du viel schneller voran.
• Ähnliche Aufgaben hintereinander erledigen oder verbinden: Der Haushalt wartet, der Hund will raus, du wolltest Fortbildungen recherchieren und die nächste Reise planen und eigentlich auch noch ein Paket wegbringen? Dann erledige beispielsweise erst alle Aufgaben im Haus hintereinander weg, bevor du dich für die Fortbildungs- und Reiseplanung an den Computer setzt. So springst du nicht hin und her und bist effektiver. Und den Gang zur Post kannst du doch wunderbar mit der Gassirunde verbinden.
• Aufräumen: Eine unordentliche Umgebung lenkt ab und erschwert, unsere Gedanken zu ordnen. Deshalb sorge für eine Grundordnung in deinem Haushalt und auf dem Schreibtisch. Aufräum-Tipps haben wir hier für dich.
• Nein sagen, auch zu Multitasking: Die Menschen in deinem Leben haben verschiedene Ansprüche an dich, die du erfüllen willst, zum Beispiel als Mutter, Freundin oder Partnerin. Gerade deshalb ist es wichtig, klare Prioritäten zu setzen und auch mal „Nein“ zu sagen. Es bringt nichts, wenn du dich zwischen deinen verschiedenen Rollen zerreißt, nur um allen gerecht zu werden. Mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, ermüdet unser Gehirn. Du teilst deine Zeit sinnvoller ein, wenn du für dich festlegst, welche Verpflichtungen heute wirklich sind und welche du auf morgen vertagen kannst.
• Pausen und Zeit für dich einplanen: Gehörst du zu den Menschen, die sich viel zu selten eine Pause gönnen? Dann solltest du das schleunigst ändern. Wenn schon dein Job dir auf keine Pausen erlaubt, solltest du im Alltag umso konsequenter Ruhezeiten und Zeit für dich reservieren.

Während du tagtäglich auf deiner Station alles für deine Patient:innen gibst, solltest in deiner Freizeit DU die wichtigste Person sein. Denn nur, wenn du im Alltag genug neue Energie tankst, um dich zu regenerieren, kannst du deinen Beruf in der Pflege weiter mit Leidenschaft und Energie ausüben. Achte also darauf, dass es dir gut geht, damit du stressbedingten Erkrankungen wie Depressionen oder Burnout auch in Zukunft die kalte Schulter zeigen kannst.

Katharina Klein